Moment charnière pour tout collaborateur rejoignant votre entreprise, l’onboarding désigne la période d’intégration de vos nouvelles recrues. Elle s’entame à partir de la signature de la promesse d’embauche et se poursuit au moins jusqu’à la fin de la période d’essai.
Aujourd’hui, le digital permet de simplifier le processus d’onboarding tout en conservant son aspect humain et social, primordial durant la phase d’accueil.
Dans cet article, découvrez nos conseils pour réussir votre processus d’onboard digital, afin que les nouvelles recrues prennent rapidement leurs marques, et soit ainsi vite opérationnels.
Découvrons un exemple d’onboarding (ou intégration) :
Qu’est-ce que l’onboarding digital ?
Avec la généralisation du télétravail depuis la crise sanitaire du covid-19, de nombreuses entreprises ont pris le virage du numérique en digitalisant de nombreux processus, y compris l’onboarding des collaborateurs.
L’objectif : faire en sorte qu’un nouvel employé, même s’il travaille à distance, s’intègre dans son équipe – et plus largement dans toute l’entreprise – et se familiarise à son nouvel environnement de travail avec le plus de facilité possible, afin qu’il prenne la mesure de ses nouvelles fonctions et des responsabilités qui vont avec.
L’onboarding peut se découper en 3 grandes phases :
- La préparation : il s’agit d’anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur avec les RH, l’administration et son manager, afin que tout soit prêt le jour de la prise de poste
- L’arrivée : les premiers jours du collaborateur au sein de l’entreprise (en présentiel ou en télétravail), un tuteur peut être désigné pour le guider
- L’intégration : les semaines qui suivent l’arrivée, où le collaborateur commence à tisser des liens avec ses collègues et à se familiariser avec son poste et ses missions.
Digitaliser l’onboarding des nouveaux collaborateurs : quels avantages ?
Offrir aux nouveaux collaborateurs une expérience d’intégration valorisante et engageante comporte de nombreux bénéfices. Vous entamez la relation employeur-employé sur des bases saines et établissez plus facilement un lien avec les nouvelles recrues.
Dès le départ, vos collaborateurs se montrent motivés car sensibilisés à vos valeurs et objectifs. Un engagement qui a des répercussions positives sur la productivité et les performances de ces nouveaux arrivants.
De plus, on dit souvent que les meilleurs ambassadeurs d’une entreprise sont ses clients fidèles, mais il en va de même pour les employés. Un collaborateur qui s’épanouit dans sa vie professionnelle a un impact positif sur votre marque employeur. Un avantage non négligeable, surtout si vous recrutez des talents dans un milieu concurrentiel, à l’image de l’informatique.
Avoir une présence moderne en ligne s’avère dès lors crucial pour gagner l’intérêt des “digital natives”. Ainsi, un processus d’onboard attrayant et dynamique participe à attirer plus de meilleurs candidats potentiels, tout en améliorant la rétention de vos équipes, en diminuant le turnover.
En interne, pour le pôle des Ressources Humaines, l’onboarding digital a également l’avantage de réduire le temps consacré aux tâches administratives. Une intégration réussie a également des retombées économiques, puisqu’un recrutement et les formations qui peuvent s’en suivre représentent un certain budget et une baisse momentanée de productivité.
Les outils digitaux au service de l’onboarding
De nombreux services en ligne permettent de fluidifier et dynamiser votre processus d’onboarding. Par exemple, les SIRH automatisent les tâches liées à la gestion des ressources humaines et en assurent le suivi.
Grâce à la dématérialisation d’un grand nombre d’actions, vous êtes plus à même de proposer une intégration adaptée aux particularités de votre organisation et aux besoins de vos collaborateurs, et donc de faire une bonne première impression.
Dans le cadre d’un onboarding, vous pouvez générer une checklist rappelant chaque étape de l’intégration et tous les éléments à réunir pour accueillir les nouveaux collaborateurs en bonne et due forme :
- livret d’accueil,
- identifiants pour accéder à des formations en ligne,
- coordonnées du manager, du parrain,
- un lien vers les outils collaboratifs utilisés par votre société (messagerie, espace de stockage…).
Si nécessaire, vous pouvez également y communiquer les informations utiles (juridiques, économiques…) concernant votre société : sa date de création, son code APE, son immatriculation SIREN, l’adresse du siège social, le bilan financier…
Un outil SaaS d’onboarding permet en outre de centraliser toutes les informations relatives aux nouvelles recrues : carte d’identité, attestation de sécurité sociale, RIB… Cette centralisation des données assure dès le départ un suivi personnalisé et facilite aux RH et managers toute la partie administrative, qui peuvent se concentrer sur la dimension humaine de l’intégration.
Onboard digital : le spécialiste de l'intégration 2.0
Vous souhaitez digitaliser vos processus d’intégration ? Nous sommes là pour vous apporter une solution sur-mesure : contactez-nous.
